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燕京理工学院人事处公章使用管理办法(试行)

时间:2016-04-25 09:02:59  来源:  作者:

根据《燕京理工学院公章使用管理细则(试行)》有关规定,为进一步加强和规范人事处公章管理,维护公章的严肃性,确保公章安全使用,特制定本办法。

一、总则

(一)人事处公章由学校授权人事处代为掌管,为全校人事业务工作的用印。

(二)人事处公章的使用必须经过有关程序批准并严格登记。

二、用印范围

(一)以人事处名义下发的有关人事管理方面的文件等。

(二)以人事处名义向校外单位发出的函件等。

(三)以人事处名义开具的各类在职证明、离职证明、收入证明、生病报销证明、婚育证明等各种证明。

(四)提供的社保、公积金缴费材料;职称上报材料;委托存档相关材料;劳动合同相关表格等用印。

(五)其他需要使用人事处公章的文件材料等。

三、用印批准权限及程序

(一)以人事处名义下发的文件、通知和上报的请示、方案等,报经校领导签批同意,人事处处长审核后,由经办人用印。

(二)以人事处名义向校外单位发出的介绍信等公函,经人事处处长批准签字后,由经办人用印。

(三)人事处内部业务:社保、公积金缴费等相关材料、委托存档相关材料;劳动合同相关表格等相关对外报送材料,须由经办人填写《人事处公章本部门使用情况登记表》(见附表1),经人事处处长批准签字后,由经办人用印。

(四)人事处出具的各类证明,需按照以下批准程序用印:

1、生病报销证明;生育报销证明;在河北地区缴纳社保、公积金证明;在机关事业养老保险所缴纳社保证明等与社保或者公积金缴费信息一致的证明类,须由经办人填写《人事处公章本部门使用情况登记表》(见附表1),经人事处处长批准签字后,由经办人用印。

2、生育证明:1)学生需要开具生育证明的,应先填写《燕京理工学院学生开具婚育证明审批表》(附表2),再由相应辅导员老师根据审批表的要求出具有效证明并在审批表内签字,再由相应学院主管学生工作副院长、学生处、保卫处签署意见,经人事处负责的老师审核签字,经人事处处长批准签字后,由经办人用印。

2)教职工需要开具生育证明的,应先填写《燕京理工学院教职工开具婚育证明审批表》(附表3),并根据要求出具相关证明材料,由部门/学院负责人审核签字,经人事处负责老师审核签字,人事处处长批准签字后,由经办人用印。

(五)下列情况须经校长、理事长签批用印:

1我校教职工申报职称等相关材料上需加盖人事处公章的,由人事处工作人员审核无误后,填写《燕京理工学院人事处加盖公章申请单》,经人事处处长审核签字,报校长同意并签字后,方可加盖人事处印章。

2校内其他部门的材料需加盖人事处公章的,由相关工作人员填写《燕京理工学院人事处加盖公章申请单》,由人事处相关业务人员和人事处处长共同核准签字,再报主管校领导审核并签字,最后报校长同意并签字后方可盖章。

3、学校教职员工开具的收入证明等,须加盖人事处印章的,应按照《燕京理工学院公章管理细则(试行)》程序执行。填写《燕京理工学院人事处加盖公章申请单》(附表4),经人事处经办人、人事处处长核准签字后,报主管人事校领导、理事长审批签字后,方可加盖人事处印章。

4、教职工开具的在职证明、离职证明等,须加盖人事处印章的,应按着《燕京理工学院公章管理细则(试行)》程序执行,填写《燕京理工学院人事处加盖公章申请单》,经人事处经办人、人事处处长核准签字后,报主管校领导和校长审批签字后,方可加盖人事处印章。

5、如遇特殊事务,须外借人事处公章用印时,须由主办部门提出书面申请,附加部门领导、主管校领导、校长、理事长签批,人事处处长核准,方可办理外借用印。

6、《燕京理工学院人事处加盖公章申请单》及《外借人事处公章用印书面申请》每年装订备查。

四、印章管理

(一)人事处公章由人事处处长负责保管。公章必须置放于加锁的铁柜或保密柜内保存,用章后及时收回,不得随意将公章交与他人。  

(二)人事公章管理人员应对用章内容认真查阅、验证核实后,方可盖章。印章所盖位置恰当,图形端正、清晰。

五、其他

本办法自发布之日起执行,不详事宜由人事处负责解释,并报校领导批准后执行。

 

 

 

燕京理工学院人事处

二〇一六年四月十四日

 

附表2:燕京理工学院学生开具婚育证明审批表.doc
文件类型: .doc 4d1d98b2b67d6c3389f016f0b23b5683.doc (52.00 KB)

 

附表3:燕京理工学院教职工开具婚育证明审批表.doc
文件类型: .doc fe3ed411c4904b5de5a227a212ac17a3.doc (43.50 KB)

 

附表4:燕京理工学院人事处加盖公章申请单.doc
文件类型: .doc b585984f436ee344ea578f2c472bb57f.doc (51.50 KB)
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