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来源:校办  

关于OA办公系统上线试运行的通知

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学院、各处室及相关单位

根据学校数字化校园建设的总体安排,我校办公自动化系统(以下简称OA)一期已部署完毕。为稳步推进OA系统的建设,方便学校内部工作交流,提高日常管理工作效率,决定进行上线试运行,现将有关事宜通知如下:

一、试运行时间

5月23日起至本学期结束

二、OA登录与账户密码

1.登录地址:http://oa.yit.edu.cn

2.登录账户及密码:用户账号为姓名全拼,如“张三四”账号为“zhangsansi”;重名用户工号靠后者账号为“姓全拼+名首字母”,如“张三四”账号为“zhangss”,用户名密码默认为“12345678”。重名用户如有疑问请联系网络与数据中心确认用户名。请尽快登录系统主页面右上方修改密码”中重置密码。

三、系统功能

学校OA办公系统主要设有首页个人办公公文管理综合办公信息管理财务管理资产管理栏目。

个人可以在“首页”栏目查看个人待批、待阅和已批工作进度,查看通知公告、工作公示和会议安排等内容;可以在“个人办公”栏目进行流程办理,收发内部邮件,备注日程安排,完善名片管理等,其中“个人办公-流程办理板块设有发文、会议、信息、收文、财务、资产六个项目31个基础流程;可以在其他栏目中查看会议室占用情况,查询通知公告、财务和资产等办公信息。

四、其他说明和要求

1.请各单位OA系统主页面右上角“帮助文档下载”及时下载《用户使用说明书》进行学习,并根据学校办公室和网络与数据中心组织的培训内容,自行安排本部门的培训事宜,以便更快了解工作流程、操作规范。

2.试运行期间,学校整体工作以线上办公为主,除财务相关业务外,相应工作不再进行纸质流程的申请报送。财务相关业务实行线下为主线上为辅的线上线下并行模式,所有业务仍以原审批模式为最终办理依据。凡是涉及财务审核事项,经办人均需持原始票据、申请报告和原始公司原件到财务处审核后进行网签。试运行期间,若因OA流程本身存在问题或需进一步优化而暂停使用的OA工作项目,需由业务归口部门和网络与数据中心共同协商确定,经校办报请相关领导后执行线下纸质报送流程。需要纸质存档的工作,由相应岗位责任人办结后打印存档。

3.各单位如需申请新增OA工作流程,需经主管校领导同意后,由校办和网络与数据中心共同确定,统一报请相关领导批准后,在二期OA系统更新时增加。

4.试运行期间,系统功能将根据各单位的反馈和需求不断优化,以更好的服务于学校工作OA系统搭建前期已建立燕理OA系统建设工作群,群号为297997707请各单位最终确定1名OA系统管理员并加入工作群,并将信息于5月20日前反馈至校办备案。各单位OA系统管理员要做好本单位用户的管理和培训工作,保证系统信息设置的完整性准确性和安全性,保证流程的正常运转。运行过程中出现的问题和相关改进意见由归口部门汇总后统一提交至学校办公室,以便于系统的整体改进和完善。

各单位要高度重视并组织安排好OA系统的试运行工作,全体人员要尽快熟悉掌握OA办公系统的操作和应用,及时登录系统处理待办公文和事务,及时阅知相关信息,保证公文的正常流转、信息的及时发布、传送与办理。

OA系统管理员:常规维护,学校办公室李家曾(3380133);技术支持,网络与数据中心程茂祥(3380055)。

此通知5月23日起执行。

 

                                        学校办公室

2016年5月17日